Sistema de rol de pagos para empresas en Ecuador, sin hojas de cálculo
Nómina360 calcula el rol de pagos mensual y quincenal de tu empresa de forma automática, con ingresos y egresos fijos o variables, horas extras e impuesto a la renta en un mismo proceso. Si lo configuras, el rol pasa por una aprobación antes del pago, y cada colaborador recibe su rol de pagos por correo.
Actualizado:
¿Por qué el rol de pagos en Excel se vuelve un riesgo cada mes?
En muchas empresas ecuatorianas el rol de pagos se arma en una hoja de cálculo que crece mes a mes. Las horas extras llegan del reloj biométrico en un archivo, las comisiones las envía el área comercial en otro, los préstamos y las multas se anotan aparte, y alguien de Talento Humano tiene que juntarlo todo, colaborador por colaborador, pocos días antes de pagar.
Cada paso manual abre la puerta a un error: una fórmula que se copió mal, una novedad que no se registró, un colaborador nuevo que quedó fuera o un descuento aplicado dos veces. Cuando el error aparece después del pago, hay que rehacer el rol, corregir el archivo del banco, explicar la diferencia al colaborador y ajustar la contabilidad.
Los plazos tampoco esperan. El Código del Trabajo dispone que el pago de salarios no puede hacerse en plazos mayores de una semana, ni el de sueldos en plazos mayores de un mes (art. 83). También fija recargos para las horas suplementarias y extraordinarias y un límite de cuatro horas suplementarias al día y doce a la semana (art. 55). Cumplir con todo eso desde una hoja de cálculo depende de la memoria de una persona, no de un proceso.
¿Cómo funciona el cálculo del rol de pagos en Nómina360?
Configuración
Defines una sola vez los rubros de ingresos y egresos, fijos o variables, los sueldos, los cargos, los rangos de comisiones y las variables administrativas de tu empresa.
Novedades del período
Registras horas extras, comisiones, faltas, permisos, multas y demás rubros variables; si tu empresa usa el módulo de Asistencia y Turnos, las horas trabajadas llegan desde las marcaciones.
Cálculo y aprobación
Nómina360 calcula el rol mensual o quincenal, con el anticipo de quincena configurado y el impuesto a la renta integrado y, si lo configuras, el rol pasa por un aprobador antes de cerrarse.
Envío y cierre
El rol llega automáticamente al correo de cada colaborador, y la empresa genera el archivo para la transferencia bancaria y el asiento contable de la nómina.
¿Qué incluye el cálculo del rol de pagos en Nómina360?
El cálculo del rol de pagos forma parte del módulo Core HR. Es un sistema de rol de pagos pensado para la normativa ecuatoriana: trabaja con la ficha de cada colaborador, sus rubros y sus novedades, y entrega un rol listo para revisar, aprobar, pagar y contabilizar. Los mismos datos alimentan el cálculo de los décimos y las utilidades.
Rol mensual y rol quincenal
Nómina360 calcula el rol de pagos mensual de tu empresa y, si pagas una quincena y un fin de mes, también el rol quincenal. El sistema tiene reportes de roles de pago de quincena y de fin de mes para revisar cada corte por separado, sin mezclar valores entre uno y otro.
Si tu empresa paga por semana, existe el módulo Rol de pagos semanal.
Anticipo de quincena configurable
La empresa configura el anticipo de quincena de sus colaboradores; no hace falta que nadie lo solicite. Puede definirse como un porcentaje del sueldo, el mismo para todos los colaboradores o uno distinto para cada uno, o como un monto fijo en dólares.
Nómina360 paga el anticipo a mitad de mes, en la quincena, y lo descuenta automáticamente en el rol de fin de mes, sin restas a mano.
Rubros de ingresos y egresos fijos o variables
Cada empresa configura sus propios rubros de ingresos y egresos y define si son fijos o variables. Así el sueldo, los bonos y las comisiones conviven en el mismo rol con descuentos como multas, capacitaciones con descuento al rol, préstamos y anticipos a empleados.
Para las comisiones, Nómina360 permite configurar rangos, de modo que el valor de cada colaborador sale de la regla definida y no de un cálculo a mano en otra hoja. También puedes configurar variables administrativas propias de tu empresa.
Si tu empresa calcula comisiones por producto, cargo y cumplimiento de metas, existe el módulo Cálculo de comisiones.
Horas extras en el rol
Las horas extras se registran como una novedad del período y se pagan dentro del mismo rol de pagos del colaborador, sin copiar valores desde otro archivo.
Si tu empresa usa el módulo de Asistencia y Turnos, Nómina360 compara los turnos asignados con las marcaciones reales, calcula las horas suplementarias, las extraordinarias y el recargo nocturno según las reglas que configures, y envía esos datos a la nómina con un clic.
Impuesto a la renta integrado al rol
El cálculo del impuesto a la renta está integrado con el rol de pagos. La empresa registra la proyección de ingresos y gastos personales de cada colaborador y Nómina360 calcula y descuenta el impuesto en el rol. También calcula la extensión conyugal del IESS.
Si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado, el propio colaborador puede registrar sus gastos personales desde el portal. Los reportes de impuestos mensuales y anuales se detallan en la página de obligaciones con el IESS y el SRI.
Faltas, permisos y multas
Los motivos de faltas y de permisos se configuran según las políticas de tu empresa. Las faltas se registran como justificadas o injustificadas, y los permisos de paternidad, maternidad y médicos, este último con subsidio automático, quedan en el historial del colaborador.
Las multas también se generan en el sistema, de modo que el descuento correspondiente aparece en el rol del período sin que nadie tenga que recordarlo.
Verificación de salarios
Nómina360 compara los salarios de tus colaboradores con el salario básico unificado, con los salarios sectoriales y por rangos, y permite hacer actualizaciones masivas cuando cambian. Los cargos se configuran con validación de cargos sectoriales.
Así detectas a tiempo un sueldo que quedó por debajo del mínimo antes de que se convierta en un reclamo.
Aprobación del rol antes de pagar
Puedes exigir que el rol de pagos tenga un visto bueno antes de continuar: la persona que prepara la nómina no es la misma que la autoriza. Los aprobadores se definen por departamento o para toda la empresa, igual que para liquidaciones, permisos y vacaciones.
Esta separación de funciones deja un control interno claro sobre cada pago.
Envío del rol por correo y consulta en el portal
Los roles de pago se envían automáticamente al correo electrónico de cada colaborador, junto con las novedades de vacaciones, multas, préstamos, faltas y permisos. Talento Humano deja de imprimir, firmar y repartir sobres.
Para revisar la nómina, Nómina360 incluye reportes de roles de pago por departamento y por centro de costo, de rubros, de faltas, de modificación de salarios y de pensión alimenticia, y un reporte gerencial que compara la nómina con el mes anterior.
Si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado o la aplicación móvil de autoservicio, el colaborador también puede consultar y descargar sus roles de pago desde ahí.
En resumen
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Normativa que cubre | Código del Trabajo: plazos para el pago de sueldos y salarios (art. 83) y recargos por horas suplementarias y extraordinarias (art. 55). Impuesto a la renta integrado al rol. |
| Qué genera | Rol de pagos mensual y quincenal, envío del rol por correo, reportes de roles por departamento y centro de costo, archivo para transferencia bancaria y asiento contable. |
| Se conecta con | Décimos y utilidades, préstamos y anticipos, Asistencia y Turnos, IESS y SRI, asientos contables y Portal de Autoservicio del Empleado. |
| Disponibilidad | Incluido en Core HR |
Lo que dicen nuestros clientes
Preguntas frecuentes sobre sistema de rol de pagos
¿Qué debe incluir un software de rol de pagos para una empresa en Ecuador?
Debe calcular el rol con la frecuencia que use la empresa, manejar ingresos y egresos fijos y variables, incluir horas extras e impuesto a la renta, y dejar un respaldo de quién preparó y quién aprobó cada rol. También debe enviar el rol al colaborador y alimentar el pago por banco y la contabilidad. Nómina360 hace todo eso dentro de Core HR, con rol mensual y quincenal, aprobadores configurables y envío automático del rol por correo.
¿Cómo se registran las comisiones y otros rubros variables en el rol?
Las comisiones, bonos y demás valores que cambian cada mes suelen llegar de otras áreas en archivos sueltos, y ahí empiezan los errores. En Nómina360 cada empresa configura sus rubros de ingresos y egresos como fijos o variables, y define rangos para las comisiones. Así el valor de cada colaborador sale de una regla conocida y entra directo en su rol de pagos del período.
¿Cómo llegan las horas extras al rol de pagos?
El artículo 55 del Código del Trabajo fija un recargo del 50 % para las horas suplementarias hasta las 24H00 y del 100 % para las que se trabajan entre las 24H00 y las 06H00, y el 100 % para el trabajo en sábado o domingo. En Nómina360 las horas extras se registran como novedad del período y se pagan en el mismo rol. Si tu empresa usa el módulo de Asistencia y Turnos, se calculan a partir de las marcaciones y se envían a la nómina con un clic.
¿Cómo se maneja el anticipo de quincena en el rol de pagos?
En Nómina360 el anticipo de quincena lo configura la empresa: como un porcentaje del sueldo, igual para todos los colaboradores o distinto para cada uno, o como un monto fijo en dólares. El sistema lo paga a mitad de mes y lo descuenta automáticamente en el rol de fin de mes. Es distinto de los anticipos adicionales que un colaborador pide a la empresa, que se gestionan con los préstamos y anticipos a empleados.
¿Cómo explico las variaciones de la nómina de un mes a otro?
Cuando gerencia pregunta por qué subió la nómina, la respuesta suele exigir cruzar varios archivos. Nómina360 tiene un reporte gerencial que compara la nómina con el mes anterior, además de reportes de rubros, de modificación de salarios y de roles por departamento y centro de costo, para mostrar de dónde sale cada diferencia.
Otras áreas de Core HR
Décimo tercero, décimo cuarto y utilidades automáticos.
Convierte tu nómina en un proceso confiable y automatizado
Cálculo automático de roles, liquidaciones, décimos y provisiones. Cumplimiento garantizado con el IESS, SRI y Ministerio de Trabajo.