Archivo batch IESS, impuesto a la renta y RDEP generados desde tu nómina
Nómina360 genera el archivo batch IESS con las novedades del mes a partir del rol de pagos, calcula y descuenta el impuesto a la renta de cada colaborador y genera el RDEP en XML para el SRI, además del formulario 107 de cada liquidación. Todo sale de los mismos datos de la nómina, sin volver a digitar valores en hojas de cálculo.
Actualizado:
¿Por qué las obligaciones con el IESS y el SRI consumen tanto tiempo cuando se hacen a mano?
Cada mes, alguien de Talento Humano termina el rol de pagos y vuelve a empezar: copia sueldos, horas extras y otras novedades a una hoja de cálculo para armar los archivos que se cargan en el portal del IESS. Si la empresa tiene más de un código ante el IESS, el trabajo se multiplica, porque cada código lleva su propio archivo. Un valor mal copiado obliga a revisar colaborador por colaborador hasta encontrar la diferencia.
Con el SRI pasa algo parecido. La retención del impuesto a la renta de cada colaborador depende de sus ingresos del año y de la proyección de sus gastos personales, y esos datos suelen vivir en archivos sueltos o en correos. Cuando cambia un sueldo, entra una comisión o se paga un bono, la proyección queda desactualizada y la retención del mes deja de cuadrar.
Al llegar el cierre del año aparece la carga más pesada: consolidar doce meses de ingresos y retenciones por colaborador para el anexo de relación de dependencia. Si la información salió de distintas hojas, cuadrar lo pagado con lo reportado se vuelve una tarea de varios días, justo cuando el equipo también está cerrando otros procesos.
¿Cómo genera Nómina360 el archivo batch IESS y los reportes del SRI?
Cálculo del rol
Nómina360 calcula el rol de pagos con los ingresos, egresos, horas extras y rubros variables del período, y en el mismo cálculo determina los aportes y la retención del impuesto a la renta de cada colaborador.
Archivo batch del IESS
Con el rol cerrado, el sistema genera automáticamente el archivo de carga batch con las novedades salariales, horas extras y otros movimientos, un archivo por cada código IESS que tenga tu empresa.
Carga en los portales
Talento Humano descarga los archivos y los sube en el portal del IESS con su clave de empleador, sin copiar datos desde otra hoja.
Cierre del año
Con los ingresos y retenciones acumulados en la nómina, Nómina360 genera el RDEP en XML para cargarlo en SRI en línea y el reporte anual de impuesto a la renta para revisar las retenciones.
¿Qué incluye la gestión de IESS y SRI en Nómina360?
El archivo batch del IESS, el cálculo del impuesto a la renta y el RDEP forman parte del módulo Core HR. Funcionan sobre el mismo cálculo del rol de pagos, así que lo que se reporta al IESS y al SRI coincide con lo que se pagó.
Archivo batch del IESS generado automáticamente
Nómina360 genera el archivo de carga batch del IESS a partir del rol de pagos, sin que nadie tenga que armarlo en Excel. Incluye las novedades salariales, las horas extras y los demás movimientos del período que se deben reportar.
Talento Humano solo descarga el archivo y lo carga en el portal del IESS, en la opción de cargas batch para empleadores.
Un archivo por cada código IESS de tu empresa
Muchas empresas tienen más de un código ante el IESS, por ejemplo por sucursales. Nómina360 genera un archivo de carga batch por cada código IESS que tenga tu empresa, con la información de los colaboradores que corresponden a cada uno. Así se evita mezclar colaboradores entre archivos o separarlos a mano antes de cargarlos.
Horas extras incluidas en la carga batch
Las horas extras que se pagan en el rol pasan directamente al archivo batch, porque salen del mismo cálculo. No hay que copiarlas de un reporte a otro ni recalcular su efecto en los aportes de cada colaborador.
Si la empresa usa el módulo de control de asistencia y turnos, las horas extras se calculan a partir de las marcaciones y llegan al rol sin digitación.
Impuesto a la renta calculado en el rol de pagos
El cálculo del impuesto a la renta está integrado con el rol de pagos. Nómina360 toma los ingresos del colaborador y la proyección de ingresos y gastos personales registrada en el sistema, calcula la retención y la descuenta automáticamente en el rol de cada mes.
Si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado, el colaborador registra sus gastos personales desde el portal, sin formularios en papel. El sistema cuenta además con reportes de impuestos mensuales y anuales para revisar las retenciones.
Extensión conyugal del IESS
Cuando un colaborador tiene la extensión conyugal del IESS, que extiende la cobertura de salud a su cónyuge, Nómina360 calcula el valor del aporte correspondiente y lo descuenta en el rol de pagos de forma automática, igual que los demás egresos. El valor queda registrado en el rol y en los reportes del período.
Reporte RDEP en un clic
El reporte RDEP consolida los ingresos y las retenciones de cada colaborador durante el año, a partir de los roles ya calculados en Nómina360. Talento Humano no tiene que sumar doce meses de información de distintas hojas para preparar el anexo.
El RDEP se genera en XML, el formato que se carga en SRI en línea, y también se puede descargar en Excel para revisarlo.
Formulario 107 en cada liquidación y reporte anual de impuesto
El formulario 107 es el comprobante de retenciones en la fuente por relación de dependencia. Nómina360 genera el formulario 107 anual de todos los colaboradores, además del de cada liquidación: cuando un colaborador sale de la empresa, la liquidación laboral genera su reporte 107 en Excel junto con el resto del cálculo, sin armarlo aparte.
Para revisar el año completo, el sistema tiene además un reporte anual de impuesto a la renta en Excel, construido con los mismos roles que se pagaron.
Actualización ante cambios de normativa
Cuando cambian las leyes o las normativas del IESS o del SRI, Nómina360 se actualiza automáticamente y sin costos adicionales. La empresa no tiene que rehacer fórmulas ni esperar a que alguien ajuste una hoja de cálculo antes del siguiente rol.
En resumen
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Normativa que cubre | Registro masivo de novedades al IESS por carga batch, retención en la fuente del impuesto a la renta en relación de dependencia, anexo RDEP del SRI y formulario 107 en la salida de cada colaborador. |
| Qué genera | Archivo batch del IESS por cada código de la empresa, retención del impuesto a la renta en el rol, descuento de la extensión conyugal del IESS, RDEP en XML, el formulario 107 anual de todos los colaboradores, además del de cada liquidación, y reportes de impuestos mensuales y anuales. |
| Se conecta con | Rol de pagos, horas extras, liquidaciones laborales, Portal de Autoservicio del Empleado y control de asistencia y turnos. |
| Disponibilidad | Incluido en Core HR |
Lo que dicen nuestros clientes
Preguntas frecuentes sobre archivo batch IESS
¿Qué es el archivo batch del IESS y cómo lo genera Nómina360?
La carga batch es el trámite del IESS que permite al empleador registrar de forma masiva las novedades que afectan la historia laboral de sus trabajadores. Se hace en línea, en el portal web del IESS, con la clave de empleador, y no tiene costo. Nómina360 arma ese archivo por ti a partir del rol de pagos: incluye las novedades salariales, horas extras y otros movimientos, y genera un archivo por cada código IESS de tu empresa, listo para cargar.
¿Mi empresa tiene varios códigos IESS: tengo que separar los archivos a mano?
No. Cuando una empresa tiene más de un código ante el IESS, cada uno necesita su propio archivo de carga. Nómina360 genera un archivo batch por cada código IESS que tenga tu empresa, con los colaboradores que corresponden a cada uno, para que Talento Humano solo tenga que cargarlos en el portal.
¿Cómo calcula Nómina360 el impuesto a la renta de los colaboradores?
El empleador retiene en la fuente el impuesto a la renta de sus colaboradores en relación de dependencia. En Nómina360 ese cálculo está integrado con el rol de pagos: el sistema usa los ingresos del colaborador y la proyección de ingresos y gastos personales registrada, calcula la retención y la descuenta automáticamente cada mes. Si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado, el colaborador registra sus gastos personales desde el portal.
¿Qué son el RDEP y el formulario 107, y Nómina360 los genera?
El RDEP es el anexo de retenciones en la fuente bajo relación de dependencia que las empresas presentan al SRI por medio de SRI en línea. El formulario 107 es el comprobante de retenciones en la fuente por relación de dependencia de cada trabajador. Nómina360 genera el RDEP en XML a partir de los roles del año, listo para cargarlo en SRI en línea, y genera el formulario 107 anual de todos los colaboradores, además del de cada liquidación laboral.
¿Qué pasa si cambian las reglas del IESS o del SRI?
Nómina360 se actualiza automáticamente cuando cambian las leyes o las normativas, sin costos adicionales para tu empresa. El archivo batch, el cálculo del impuesto a la renta y el RDEP se siguen generando desde el mismo rol de pagos, sin que tengas que corregir fórmulas por tu cuenta.
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