Préstamos y anticipos a empleados, descontados directamente en el rol de pagos
Nómina360 registra los préstamos y los anticipos que tus colaboradores piden a la empresa, adicionales a su anticipo de quincena, y los descuenta en el rol de fin de mes o los cruza automáticamente contra el décimo tercero, el décimo cuarto o las utilidades. Si el colaborador sale de la empresa, el saldo pendiente se cobra automáticamente en su liquidación. Puedes activar condiciones para otorgar préstamos, pasar cada solicitud por un aprobador si así lo configuras y avisar al colaborador por correo.
Actualizado:
¿Por qué los préstamos y anticipos se descontrolan cuando se manejan en Excel?
En muchas empresas ecuatorianas el anticipo se pide por WhatsApp, el préstamo se aprueba en un correo y el descuento se anota en una hoja de cálculo que solo conoce una persona de Talento Humano. Al cerrar el mes, alguien tiene que acordarse de pasar cada valor al rol de pagos, a mano y colaborador por colaborador.
El problema crece cuando el colaborador pide que su préstamo o su anticipo se descuente de un beneficio social y no del sueldo. Entonces hay que recordar, meses después, restar ese valor justo al pagar el décimo tercero, el décimo cuarto o las utilidades, y casi siempre ese cruce queda en la memoria de alguien o en una nota al margen.
Cuando el control vive fuera del sistema de nómina aparecen los errores de siempre: cuotas que se olvidan de descontar, anticipos que no se cruzan con el beneficio acordado, descuentos duplicados, saldos que nadie sabe cuánto suman y colaboradores que preguntan una y otra vez cuánto les falta por pagar. Cada corrección obliga a rehacer el rol, volver a cuadrar el archivo del banco y explicar la diferencia en contabilidad.
Tampoco hay un criterio parejo para decidir a quién se le presta: cada caso se resuelve según quién lo pide. A eso se suma la parte legal. El Código del Trabajo prohíbe cobrar intereses por los anticipos y regula qué pasa con lo adeudado por anticipos cuando termina la relación laboral. Sin un registro ordenado, demostrar que cada descuento estaba autorizado se vuelve una tarea de archivo, no de un clic.
¿Cómo funcionan los préstamos y anticipos en Nómina360?
Solicitud
Talento Humano registra el préstamo o el anticipo que pide el colaborador en Nómina360 o, si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado, el propio colaborador lo solicita desde el portal o la aplicación móvil.
Condiciones y aprobación
Si la empresa activó condiciones para otorgar préstamos, la solicitud debe cumplirlas; además, puede pasar por el aprobador definido para préstamos o para anticipos, por departamento o para toda la empresa.
Descuento o cruce
Las cuotas del préstamo y el anticipo se cobran en el rol de fin de mes o, si así se definió, se cruzan automáticamente contra el décimo tercero, el décimo cuarto o las utilidades, sin copiar datos desde otra hoja; si el colaborador sale de la empresa, el saldo pendiente se cobra automáticamente en su liquidación.
Aviso y seguimiento
El colaborador recibe por correo las novedades de su préstamo y el resultado de su solicitud de anticipo; Talento Humano revisa saldos y anticipos en los reportes del sistema.
¿Qué incluye la gestión de préstamos y anticipos de Nómina360?
La gestión de préstamos y anticipos a empleados, con sus descuentos al rol y su cruce con los beneficios sociales, forma parte del módulo Core HR. Funciona sobre los mismos datos del colaborador que usa el cálculo de nómina, así que no hay que mantener una base aparte ni conciliar dos fuentes al cierre del mes.
Registro de préstamos a colaboradores
Cada préstamo se registra en Nómina360, el mismo sistema donde se calcula la nómina del colaborador. Talento Humano deja de depender de archivos personales para saber quién tiene un préstamo vigente.
Al registrar el préstamo se definen el plazo y el número de cuotas, y el sistema calcula el valor de cada cuota. Nómina360 genera además la tabla de amortización con el detalle de cada cuota. Si la empresa decide cobrar interés en un préstamo, la tasa se configura en el propio registro.
Condiciones para otorgar préstamos
La empresa puede activar condiciones que una solicitud de préstamo debe cumplir antes de otorgarse, por ejemplo la capacidad de endeudamiento del colaborador, su tipo de contrato y su antigüedad en la empresa. Así la empresa cuenta con criterios definidos para aplicar una política de préstamos más pareja.
Las condiciones se activan según lo que necesite cada empresa, y se complementan con los aprobadores configurados para préstamos.
Anticipos solicitados por el colaborador
El anticipo solicitado es un valor extra que el colaborador pide a la empresa, aparte de su anticipo de quincena. Nómina360 lo registra y ofrece dos formas de recuperarlo: descontarlo en el rol de fin de mes o aplicarlo contra un beneficio social.
El sistema cuenta además con un reporte de anticipos para revisar lo entregado en cada período y cómo se recuperó cada valor.
No se confunde con el anticipo de quincena, que la empresa configura en el rol de pagos como un porcentaje del sueldo o un monto fijo y se descuenta en el rol de fin de mes. Ese anticipo no se solicita: se paga a mitad de mes a quien la empresa lo haya configurado.
Cruce automático con décimos y utilidades
Tanto las cuotas de un préstamo como un anticipo se pueden aplicar contra un beneficio social. En ese caso Nómina360 hace el cruce de forma automática: al pagar el décimo tercero, el décimo cuarto o las utilidades, el sistema descuenta la cuota o el anticipo pendiente del valor que recibe el colaborador. Nadie tiene que acordarse meses después de restarlo a mano.
Así la empresa puede atender un pedido de dinero del colaborador sin cargar todo el descuento a un solo rol de fin de mes, y el cálculo del beneficio sale ya neto. El detalle de esos pagos está en décimos y utilidades.
Descuentos integrados al rol de pagos
Los descuentos por préstamos y anticipos se manejan como egresos del rol, dentro de la configuración de rubros de ingresos y egresos, fijos o variables, que ya usa la empresa en el rol de pagos. El rol de cada colaborador refleja el descuento sin pasos manuales al cierre.
En el rol de pagos el colaborador ve el valor descontado y el saldo pendiente de su préstamo. Si hace falta, Talento Humano puede pausar o reprogramar una cuota sin borrar el préstamo.
Aprobadores por proceso
Nómina360 permite configurar quién aprueba los préstamos y quién aprueba los anticipos, a nivel de departamento o de empresa, y definir si el proceso requiere aprobación para continuar. Así se puede separar a quien registra la solicitud de quien la autoriza.
El sistema guarda quién solicitó, quién aprobó y cuánto se descontó en cada préstamo o anticipo, de modo que cada descuento tiene su respaldo.
Solicitudes desde el Portal de Autoservicio
Con el Portal de Autoservicio del Empleado, los colaboradores solicitan anticipos y préstamos sin formularios en papel ni correos sueltos. El portal es un módulo con precio propio y está integrado con Core HR, por lo que la información se mantiene sincronizada entre ambos.
Las solicitudes también se pueden hacer desde la aplicación móvil de autoservicio.
Avisos automáticos por correo
Las novedades de préstamos se envían automáticamente al correo electrónico del colaborador, igual que sus roles de pago. El colaborador también recibe por correo el resultado de su solicitud de anticipo, sin tener que preguntar a Talento Humano.
Integrado con la liquidación laboral
Los préstamos y anticipos de Core HR están integrados con la liquidación laboral: cuando un colaborador sale de la empresa, todo saldo pendiente de préstamos o anticipos que aún no se haya cobrado se carga automáticamente como egreso en su liquidación. Nadie tiene que revisar archivos para saber cuánto debía. Antes de cerrar el cálculo se pueden agregar o ajustar egresos, y los valores se recalculan al instante, según lo que dispone la ley para los anticipos y lo pactado por escrito para los préstamos.
Nómina360 tiene un reporte de préstamos con el saldo pendiente por colaborador, y los préstamos y anticipos se reflejan en el asiento contable de la nómina según cómo cada empresa configure sus cuentas; por ejemplo, como cuentas por cobrar a empleados.
En resumen
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Normativa que cubre | Código del Trabajo: anticipos sin cobro de intereses (art. 44, literal e) y descuento de anticipos en la indemnización (art. 400). |
| Qué genera | Descuentos de préstamos y anticipos en el rol de pagos, cruce automático de préstamos y anticipos con décimo tercero, décimo cuarto y utilidades, cobro automático de saldos en la liquidación, tabla de amortización, reportes de préstamos y de anticipos, y avisos por correo al colaborador. |
| Se conecta con | Rol de pagos, décimos y utilidades, liquidaciones laborales, asientos contables, aprobadores por proceso y Portal de Autoservicio del Empleado. |
| Disponibilidad | Incluido en Core HR |
Lo que dicen nuestros clientes
Preguntas frecuentes sobre préstamos y anticipos a empleados
¿Puedo descontar un préstamo o un anticipo del décimo tercero, del décimo cuarto o de las utilidades?
Sí. En Nómina360 las cuotas de un préstamo y cada anticipo que el colaborador pide a la empresa, adicional a su anticipo de quincena, se pueden cobrar en el rol de fin de mes o aplicar contra un beneficio social: décimo tercero, décimo cuarto o utilidades. Cuando eliges el beneficio, el cruce es automático: al calcular ese pago, el sistema descuenta la cuota o el anticipo pendiente y el colaborador recibe el valor neto. Talento Humano revisa los saldos en los reportes de préstamos y de anticipos.
¿Se pueden cobrar intereses por un anticipo?
No. El literal e del artículo 44 del Código del Trabajo prohíbe al empleador cobrar intereses, de cualquier tipo, por las cantidades que anticipe al trabajador a cuenta de su remuneración. Un anticipo se descuenta por el mismo valor que se entregó. Las condiciones de un préstamo, en cambio, deben quedar pactadas por escrito entre la empresa y el colaborador. En Nómina360 el anticipo se registra por su valor, se descuenta en el rol o en el beneficio social elegido y aparece en el reporte de anticipos del período.
¿El anticipo de quincena es lo mismo que un anticipo solicitado?
No. El anticipo de quincena lo configura la empresa en el rol de pagos: puede ser un porcentaje del sueldo, igual para todos los colaboradores o distinto para cada uno, o un monto fijo en dólares. Se paga a mitad de mes y se descuenta en el rol de fin de mes, sin que el colaborador lo pida. El anticipo solicitado, en cambio, es un valor adicional que el colaborador pide a la empresa: en Nómina360 pasa por el aprobador que configures, se cobra en el rol de fin de mes o se cruza automáticamente contra el décimo tercero, el décimo cuarto o las utilidades, y si queda un saldo pendiente se cobra en la liquidación.
¿Qué pasa con el saldo de un préstamo o anticipo si el colaborador sale de la empresa?
Para los anticipos, el artículo 400 del Código del Trabajo permite descontar de la indemnización lo que el trabajador adeude al empleador por anticipo de salario, siempre que el descuento no supere el monto total de esa indemnización. Para el saldo de un préstamo, lo que se puede descontar al terminar la relación laboral depende de lo pactado por escrito con el colaborador. En Nómina360 los préstamos y anticipos están integrados con la liquidación laboral: todo saldo pendiente que aún no se haya cobrado se carga automáticamente como egreso al liquidar al colaborador, y la liquidación se puede ajustar antes de cerrarla.
¿Los colaboradores pueden pedir el anticipo o el préstamo sin papeles?
Sí, si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado de Nómina360. Desde el portal o la aplicación móvil, el colaborador solicita anticipos y préstamos, y la empresa puede definir un aprobador para cada proceso. Sin el portal, Talento Humano registra la solicitud directamente en Core HR, donde préstamos, anticipos, descuentos al rol y cruce con beneficios sociales vienen incluidos.
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