Estos términos describen las condiciones estándar que rigen el proceso de implementación de Nómina360.
Su objetivo es establecer un marco claro y evitar supuestos sobre lo que está o no incluido en el servicio.
Cualquier excepción o ampliación deberá constar expresamente en la propuesta comercial y el contrato firmado entre las partes.

1. Procesos incluidos en la Etapa de Implementación

1. Elaboración y aprobación del cronograma del proyecto.

2. Capacitación inicial sobre el proceso de implementación.

3. Asesoría para el registro de datos en cada fase.

4. Creación de la instancia del Cliente en Nómina360 Cloud.

5. Validación de la información registrada en los archivos de cada fase.

6. Creación de Usuario Técnico.

7. Creación de Usuario Funcional.

8. Capacitación a usuarios técnicos y funcionales.

9. Carga de datos de implementación en el ambiente de Producción.

2. Procesos incluidos en la Etapa de Parametrización

1. Configuración de aprobadores.

2. Configuración de formatos.

3. Configuración de archivo bancario.

4. Asesoría en configuración general del sistema.

5. Parametrización de vacaciones.

6. Parametrización de anticipo de quincena.

7. Definición de formas de pago.

8. Configuración de aprobadores adicionales.

9. Configuración de firmas digitales.

10. Integración con sistemas biométricos (si aplica).

11. Creación de usuarios en el Portal de Soporte.

12. Integración contable / ERP (si aplica).

3. Procesos incluidos en la Etapa de Capacitación

1. Capacitación funcional en vivo (modalidad online) dirigida al Punto Único de Contacto (PuC) y al equipo funcional del Cliente sobre los módulos contratados.

2. Capacitación asincrónica online, a través de la Plataforma de Capacitación Nómina360, para el Portal del Empleado y la aplicación móvil, disponible para todo el personal del Cliente.

4. Procesos incluidos en la Etapa de Puesta en Marcha

1. Despliegue del Cliente en Producción.

2. Acompañamiento en rol paralelo.

3. Acompañamiento en la primera quincena.

4. Acompañamiento en el primer fin de mes.

5. Acompañamiento en los primeros procesos especiales (vacaciones, décimos, utilidades y generación de RDEP).

5. Condiciones del Servicio de Implementación

5.1 Punto Único de Contacto (PuC)

• El Cliente deberá designar un PuC en un plazo máximo de 10 días hábiles posteriores a la firma del contrato.

• El PuC será responsable de la gestión del proyecto por parte del Cliente.

5.2 Cronograma de Implementación

• Generación y Aprobación: Las Partes deberán aprobar el cronograma de trabajo en un plazo máximo de 15 días hábiles desde la firma del contrato.

• Obligatoriedad: El cronograma aprobado será parte integral del contrato y de cumplimiento obligatorio para ambas Partes.

• Multas por Incumplimiento:

  • Se aplicará una multa de USD $150 por cada incumplimiento en tareas, entregas o capacitaciones señaladas en el cronograma.

  • Si el incumplimiento es atribuible a “El Proveedor”, “El Cliente” podrá descontar la multa del saldo pendiente o emitir factura por el valor correspondiente.

  • Si el incumplimiento es atribuible a “El Cliente”, “El Proveedor” emitirá la factura respectiva.

  • En ambos casos, la multa deberá liquidarse en el mes siguiente al incumplimiento.

6. Integraciones

6.1 Integración con Sistemas Biométricos

• La integración con sistemas biométricos está incluida únicamente cuando el Cliente contrata el módulo de Gestión de Asistencias y Turnos.

• El alcance estándar incluye una (1) integración con una base de datos biométrica, que debe contener los campos obligatorios: fecha/hora de marcaje, número de cédula completo y tipo de marcaje.

• El servidor que aloje la base de datos deberá contar con conectividad a internet para la extracción y carga automática de marcaciones en Nómina360 Cloud.

• Exclusiones:

  • La instalación, configuración, mantenimiento o soporte de los dispositivos biométricos no forman parte del alcance, salvo que hayan sido expresamente incluidos en la propuesta y contrato.

  • Nómina360 no provee ni instala hardware biométrico, ni brinda capacitación sobre su uso.

  • Es responsabilidad del Cliente garantizar que la base de datos y el servidor estén listos para la integración.

• Alcance adicional: Integraciones con más de una base de datos, con múltiples equipos biométricos o ajustes derivados de cambios futuros en el sistema biométrico serán analizados y podrán implicar costos adicionales.

6.2 Integración Contable / ERP

• La integración contable con sistemas ERP o de gestión financiera se incluye únicamente si ha sido expresamente contratada en la propuesta y contrato.

• La integración dependerá de la marca y versión del ERP acordado (ej.: SAP Business One, SAP S/4HANA, Microsoft Business Central, Microsoft GP, Oracle Netsuite, Oracle Fusion, Odoo u otros).

• La integración estándar contempla:

  1. Consumo de información desde el ERP: cuentas contables y dimensiones financieras (centros de costo, localidades u otras necesarias para el asiento contable).

  2. Devolución de información: transmisión del asiento contable generado en Nómina360 hacia el ERP.

• La comunicación se realizará mediante servicios API, bajo protocolos definidos en conjunto con el Cliente y/o integrador del ERP.

• Cualquier requerimiento distinto al alcance estándar será analizado y podrá ser presupuestado como desarrollo adicional.

7. Exclusiones Generales

Salvo que se especifique expresamente en la propuesta y contrato, quedan excluidos de la implementación:

• Instalación, configuración o soporte de hardware (servidores, biométricos, redes, dispositivos).

• Migración de históricos de nómina o datos de años anteriores.

• Desarrollo de reportes o integraciones personalizadas fuera del alcance estándar.

• Capacitación en sistemas ajenos a Nómina360.

• Costos relacionados con licencias, equipos o software de terceros.

8. Dependencias del Cliente

El éxito del proyecto depende de que el Cliente:

• Designe oportunamente un PuC y equipo de soporte interno.

• Entregue la información en los formatos y fechas definidas.

• Garantice la disponibilidad de su personal clave para reuniones y validaciones.

• Habilite accesos necesarios a servidores, bases de datos o sistemas ERP (si aplica).

• Asegure la infraestructura mínima requerida (internet estable, servidores biométricos, APIs del ERP).

9. Condiciones Técnicas Mínimas

• Conectividad estable a internet en oficinas y servidores relacionados.

• Base de datos biométrica correctamente configurada (si aplica).

• Servidor con acceso a internet para extracción de marcaciones (si aplica).

• Acceso a servicios API del ERP para integraciones contables (si aplica).