Liquidaciones masivas y contratación en lote: todo el ciclo de entrada y salida del personal
Nómina360 registra la contratación de un colaborador o de un grupo completo, recontrata al personal que regresa y calcula la liquidación laboral de una persona o de muchas a la vez, según el tipo de contrato y la fecha de ingreso. Cada liquidación sale con su formulario 107, su asiento contable y su orden de pago bancaria, sin rehacer cálculos en hojas de cálculo.
Actualizado:
¿Por qué los ingresos y salidas de personal en volumen se vuelven un cuello de botella?
Hay meses en que una empresa no contrata a una persona, sino a cincuenta: arranca una cosecha, se abre una obra, empieza la temporada alta o se gana un contrato de servicios. Y hay meses en que pasa lo contrario: termina el proyecto, cierra un local o se reestructura un área. En ambos casos Talento Humano suele resolverlo igual, colaborador por colaborador, copiando los mismos datos en el sistema de nómina, en hojas de cálculo y en las plataformas oficiales.
Las salidas son las más delicadas. Cada liquidación depende del tipo de contrato, de la fecha de ingreso y del motivo de salida, y además arrastra valores pendientes: provisiones, vacaciones, préstamos o anticipos. Cuando hay que liquidar a un grupo grande en pocos días, un dato mal copiado se repite en varias liquidaciones y el error aparece recién cuando el colaborador reclama o cuando contabilidad no logra cuadrar.
A eso se suman los registros ante el Ministerio del Trabajo. El empleador debe registrar las nuevas contrataciones en el Sistema Único de Trabajo (SUT) y, al terminar la relación laboral, registrar el acta de finiquito firmada junto con el comprobante de pago. Si la información de la nómina no está ordenada, cada registro se convierte en una tarea más de búsqueda y digitación.
¿Cómo funcionan las contrataciones y liquidaciones en Nómina360?
Ingreso
Talento Humano registra el contrato de un colaborador o de un grupo completo en una sola operación, con el tipo de contrato que corresponda, y el sistema deja lista su ficha para el rol de pagos.
Recontratación
Cuando vuelve el personal de temporada o de un proyecto anterior, se recontrata en bloque en lugar de hacerlo colaborador por colaborador.
Liquidación
Al terminar la relación laboral, Nómina360 calcula la liquidación de uno o de varios colaboradores según el tipo de contrato y la fecha de ingreso, y permite guardar pre-liquidaciones para revisarlas antes de cerrar.
Cierre
Cada liquidación genera su formulario 107, su asiento contable y su orden de pago bancaria, y queda en los reportes de liquidaciones y de salidas del período.
¿Qué incluye la gestión de contrataciones y liquidaciones de Nómina360?
La contratación y la liquidación, individuales o masivas, forman parte del módulo Core HR. Funcionan sobre la misma ficha de personal, el mismo historial y el mismo expediente digital del empleado, así que lo que se registra al contratar es lo que se usa al liquidar.
Contratación individual con todos los tipos de contrato
Nómina360 registra contratos de todos los tipos y permite configurar los contratos que usa la empresa. El colaborador queda con su ficha de personal, sus datos bancarios y familiares, y su historia laboral empieza a registrar cada movimiento desde el primer día.
El sistema controla además a los colaboradores que están en período de prueba, para que Talento Humano tenga claro quién está todavía en esa etapa.
Contratación masiva de personal
Para las temporadas, las obras y los proyectos nuevos, la contratación masiva de personal registra a un grupo completo de colaboradores en una sola operación, en lugar de crear cada contrato a mano. Es la forma de incorporar a decenas de personas sin frenar el resto de la operación de nómina.
La contratación masiva se hace cargando una plantilla de Excel con los datos de los colaboradores.
Recontratación masiva
Muchas empresas vuelven a contratar cada año al mismo personal de temporada. Con la recontratación masiva, Talento Humano vuelve a vincular en bloque a un grupo de excolaboradores, en lugar de repetir el ingreso de cada uno.
Al recontratar, el colaborador conserva su ficha y su historia laboral anterior en el sistema.
Liquidación laboral individual
Nómina360 calcula automáticamente la liquidación de un colaborador con base en su tipo de contrato y su fecha de ingreso, para los distintos motivos de salida previstos en la normativa vigente, como renuncia, despido o terminación del contrato. El cálculo incluye décimos proporcionales, vacaciones no gozadas, fondo de reserva pendiente y demás rubros que correspondan según el tipo de salida.
La liquidación está integrada con el resto de módulos: todo saldo pendiente de préstamos y anticipos que aún no se haya cobrado se carga automáticamente como egreso, sin buscarlo en otro archivo. El detalle está en la página de préstamos y anticipos a empleados.
Liquidaciones en lote
Cuando termina un proyecto o una temporada, las liquidaciones masivas calculan de una vez la salida de todo el grupo de colaboradores, con la misma lógica de la liquidación individual. Talento Humano revisa los resultados en conjunto y corrige solo los casos que lo requieren.
En la liquidación masiva se seleccionan los colaboradores y se registra una sola vez la fecha y el motivo de salida para todo el grupo.
Pre-liquidaciones y ajustes antes de cerrar
Antes de cerrar una liquidación se puede generar y guardar una pre-liquidación para revisarla con calma o compartirla con quien aprueba. En ese momento es posible agregar valores por concepto de ingresos o de egresos, y el sistema actualiza los cálculos automáticamente según lo añadido.
Si la empresa lo configura, las liquidaciones pasan por un aprobador definido a nivel de departamento o de empresa antes de continuar.
Formulario 107, asiento contable y orden de pago
Cada liquidación genera su formulario 107, su asiento contable específico y una orden de pago bancaria para facilitar el desembolso. Contabilidad recibe el registro listo y tesorería sabe cuánto pagar, sin volver a digitar valores. Los detalles del archivo de pago y de los asientos están en la página de pago de nómina por banco y asientos contables.
Reportes de ingresos y salidas
Nómina360 tiene un reporte de liquidaciones por mes con el detalle de provisiones y un reporte MDT con el detalle de ingresos y vacaciones. Se complementan con los reportes de empleados ingresados por período, empleados liquidados por período y colaboradores nuevos frente a contratos, para saber en cualquier momento quién entró, quién salió y qué falta registrar.
En resumen
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Normativa que cubre | Registro de contrataciones y de actas de finiquito en el Sistema Único de Trabajo (SUT) del Ministerio del Trabajo; liquidaciones según tipo de contrato y motivo de salida. |
| Qué genera | Contratos individuales y masivos, recontrataciones, liquidaciones individuales y masivas, pre-liquidaciones, formulario 107, asiento contable y orden de pago por liquidación, y reportes de ingresos y salidas. |
| Se conecta con | Ficha y expediente del colaborador, rol de pagos, vacaciones, préstamos y anticipos, aprobadores por proceso, asientos contables y archivos bancarios. |
| Disponibilidad | Incluido en Core HR |
Lo que dicen nuestros clientes
Preguntas frecuentes sobre liquidaciones masivas
¿Puedo liquidar a varios colaboradores al mismo tiempo?
Sí. Nómina360 tiene liquidación laboral individual y masiva. Con la masiva, cuando termina una temporada o un proyecto, el sistema calcula de una vez la liquidación de todo el grupo según el tipo de contrato y la fecha de ingreso de cada persona. Antes de cerrar puedes guardar pre-liquidaciones, agregar ingresos o egresos y dejar que los cálculos se actualicen solos.
¿Qué motivos de salida cubren las liquidaciones de Nómina360?
Las liquidaciones de Nómina360 no se limitan a la renuncia. El sistema calcula liquidaciones por renuncia, despido, terminación del contrato y los demás casos previstos en la normativa vigente, con décimos proporcionales, vacaciones no gozadas, fondo de reserva pendiente y demás rubros que correspondan según el tipo de salida. Además, descuenta automáticamente los saldos de préstamos y anticipos pendientes, y permite agregar ingresos o egresos antes de cerrar.
¿Qué entrega Nómina360 para registrar el acta de finiquito en el SUT?
Cuando un colaborador sale, el empleador registra el acta de finiquito en el Sistema Único de Trabajo (SUT) del Ministerio del Trabajo, firmada por ambas partes y junto con el comprobante de pago. Nómina360 te deja listo lo que necesitas para ese registro: la liquidación calculada y aprobada, la orden de pago bancaria y el reporte MDT con el detalle de ingresos y vacaciones. Además, al liquidar, Nómina360 genera el reporte en Excel con los datos para registrar en el SUT. Así los valores del acta salen del mismo sistema que calculó la liquidación, no de una hoja aparte.
¿Cómo manejo la contratación de personal de temporada todos los años?
Con la contratación masiva de personal registras a todo el grupo en una sola operación, y con la recontratación masiva vuelves a vincular a quienes ya trabajaron contigo en temporadas anteriores. Al final de la temporada, la liquidación masiva cierra el ciclo. Así el mismo equipo de Talento Humano atiende los picos de ingreso y de salida sin sumar personal temporal a la oficina de nómina.
¿La liquidación se conecta con contabilidad y con el banco?
Sí. Cada liquidación en Nómina360 genera su propio asiento contable y una orden de pago bancaria, además del formulario 107 del colaborador. Además, Nómina360 se integra con ERP y sistemas contables mediante API o archivos de exportación. El reporte de liquidaciones por mes, con detalle de provisiones, permite a contabilidad conciliar lo pagado contra lo provisionado.
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