Archivo de pago de nómina al banco y asientos contables generados desde el rol
Nómina360 genera el archivo de pago de nómina al banco y el asiento contable directamente desde el rol de pagos calculado. El asiento se configura según el plan de cuentas y las necesidades de cada empresa, y puede enviarse a tu ERP sin volver a digitar valores.
Actualizado:
¿Por qué pagar la nómina y contabilizarla a mano genera errores cada mes?
Cuando el rol de pagos está listo, el trabajo todavía no termina. Alguien tiene que copiar el neto a recibir de cada colaborador, junto con su número de cuenta, a la plantilla que pide el banco. Un dígito mal copiado o una cuenta desactualizada significa una transferencia rechazada, un colaborador sin sueldo el día de pago y un reclamo que Talento Humano tiene que resolver con urgencia.
Después viene contabilidad. El rol se resume en una hoja de cálculo, se reparte entre cuentas de gasto, provisiones, aportes y retenciones, y se digita de nuevo en el sistema contable. Si el rol se corrige después, el asiento ya registrado deja de coincidir y hay que rastrear la diferencia entre tres archivos distintos.
El problema crece con la empresa: más colaboradores, más centros de costo, más sucursales y más rubros. Cada cierre depende de que una o dos personas recuerden cómo se arma el archivo del banco y cómo se reparte el asiento, y cualquier ausencia retrasa el pago o el cierre contable.
¿Cómo funcionan el pago por banco y los asientos contables en Nómina360?
Configuración inicial
Se registran los bancos con los que paga la empresa, los datos bancarios de cada colaborador en su ficha de personal y la estructura del asiento contable según el plan de cuentas de tu empresa.
Cálculo y aprobación del rol
Nómina360 calcula el rol de pagos y, si la empresa lo configura, un usuario lo genera y otro lo aprueba antes de continuar.
Archivo para el banco
El sistema genera el archivo para la transferencia bancaria con el valor a pagar a cada colaborador.
Asiento contable y envío al ERP
Nómina360 genera el asiento de la nómina con las cuentas configuradas y, si tu empresa tiene la integración, lo envía al ERP de forma automática.
¿Qué incluye la gestión de pagos y contabilidad de Nómina360?
Los archivos bancarios y los asientos contables de la nómina forman parte del módulo Core HR. Salen del mismo rol de pagos que ya revisó Talento Humano, por lo que el valor que se transfiere, el que se contabiliza y el que ve el colaborador en su rol son el mismo.
Archivo de transferencia bancaria
En la configuración de bancos de Nómina360 se define el banco con el que la empresa paga, y el sistema genera el archivo para la transferencia bancaria de la nómina. Así se realizan pagos masivos a todos los colaboradores sin llenar plantillas a mano.
El archivo se genera con la estructura que pide cada banco para cargar pagos masivos. Nómina360 trae listos los formatos de Banco Guayaquil, Banco Pichincha, Banco del Pacífico, Produbanco y Banco Bolivariano, y para otros bancos o cooperativas el formato se configura en el editor de formatos del sistema, en TXT, Excel o BIZ.
Datos bancarios en la ficha del colaborador
Los datos bancarios de cada colaborador se registran en su ficha de personal, junto con sus datos personales y familiares. Talento Humano mantiene esos datos en un solo lugar, dentro del mismo sistema donde se calcula la nómina.
El archivo del banco toma la cuenta de cada colaborador desde su ficha, de modo que una actualización se hace una sola vez y se refleja en el siguiente pago.
Descuentos ya restados del pago
Los anticipos y los préstamos que se descuentan en el rol ya vienen restados del valor a pagar a cada colaborador, porque el archivo sale del rol calculado. El detalle está en la página de préstamos y anticipos a empleados.
Además del rol de fin de mes, Nómina360 genera archivos de pago para el anticipo de quincena, el décimo tercer sueldo, el décimo cuarto sueldo y las utilidades.
Orden de pago bancaria para liquidaciones
Cuando un colaborador sale de la empresa, Nómina360 genera la orden de pago bancaria de su liquidación laboral, para que el pago del finiquito no dependa de un proceso aparte. Cada liquidación genera además su propio asiento contable.
Asiento contable configurable según tu empresa
Cada empresa contabiliza su nómina a su manera. En Nómina360 el asiento contable se configura según las necesidades de cada empresa: qué cuenta usa cada rubro de ingreso o egreso, cómo se registran las provisiones, los aportes al IESS, las retenciones del impuesto a la renta, los anticipos y los préstamos.
Una vez configurado, el asiento se genera automáticamente en cada rol, sin resúmenes manuales en hojas de cálculo. Además, Nómina360 genera asientos contables para los décimos, las utilidades, los préstamos y las liquidaciones de contratos.
Asiento por centro de costo
El asiento puede llevar las dimensiones que maneja tu contabilidad, como centros de costo, departamentos o proyectos, según la estructura de tu plan de cuentas. Si tu empresa usa el módulo de Distribución por centro de costos, los sueldos y provisiones de un mismo colaborador se reparten por porcentaje entre varios centros y el asiento sale con esa distribución.
Envío del asiento al ERP
Nómina360 envía el asiento contable de la nómina al ERP de la empresa por API, por servicios web o mediante archivos planos con la estructura que requiere el sistema contable. Cuenta con integraciones con SAP Business One, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite y Odoo, y con otros ERP por medio de API. El detalle está en la página de integración de nómina con ERP.
Reverso al corregir un rol
Si un rol se anula o una liquidación se corrige, la integración con el ERP reversa el asiento correspondiente, para que la contabilidad no quede con un registro que ya no coincide con la nómina. Cada asiento enviado queda registrado con un identificador único, lo que facilita la conciliación entre ambos sistemas.
En resumen
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Normativa que cubre | Valores calculados en el rol de pagos según la normativa laboral y tributaria ecuatoriana, incluidos aportes al IESS y retenciones del impuesto a la renta, que se reflejan en el pago y en el asiento. |
| Qué genera | Archivo de transferencia bancaria de la nómina, orden de pago bancaria de liquidaciones, asiento contable del rol y asientos de décimos, utilidades, préstamos y liquidaciones de contratos. |
| Se conecta con | Rol de pagos, liquidaciones laborales, préstamos y anticipos, distribución por centro de costos y ERP de la empresa (SAP, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, Odoo y otros vía API). |
| Disponibilidad | Incluido en Core HR |
Lo que dicen nuestros clientes
Preguntas frecuentes sobre archivo de pago de nómina al banco
¿Cómo genera Nómina360 el archivo de pago de nómina al banco?
Primero se configura en Nómina360 el banco con el que paga la empresa y se registran los datos bancarios de cada colaborador en su ficha de personal. Con el rol de pagos calculado, el sistema genera el archivo para la transferencia bancaria con el valor a pagar a cada colaborador. Así el pago masivo sale del mismo rol que ya revisó Talento Humano.
¿El asiento contable se adapta al plan de cuentas de mi empresa?
Sí. En Nómina360 el asiento contable de la nómina se configura según las necesidades de cada empresa: defines qué cuenta usa cada rubro y cómo se registran provisiones, aportes, retenciones, anticipos y préstamos. También puede llevar centros de costo, departamentos o proyectos. Después de configurarlo, el asiento se genera automáticamente con cada rol, y también se generan asientos para los décimos, las utilidades, los préstamos y las liquidaciones de contratos.
¿Puedo enviar el asiento de la nómina a mi ERP?
Sí. Nómina360 envía el asiento al ERP por API, por servicios web o mediante archivos planos, según lo que permita tu sistema. Tiene integraciones con SAP Business One, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite y Odoo, y se conecta con otros ERP por medio de API. Si el ERP no está disponible al cerrar la nómina, la nómina se cierra igual y los asientos se envían cuando el ERP vuelve a estar disponible.
¿Qué pasa con el pago y la contabilidad cuando liquido a un colaborador?
La liquidación laboral tiene su propio pago y su propio asiento. Nómina360 genera la orden de pago bancaria de la liquidación y crea un asiento contable específico para ella. Así el pago del finiquito queda contabilizado sin un proceso manual aparte.
¿Qué pasa con el asiento si corrijo un rol que ya se envió al ERP?
Cuando un rol se anula o una liquidación se corrige, la integración de Nómina360 con el ERP reversa el asiento que ya se había enviado, para que la contabilidad vuelva a coincidir con la nómina. Cada asiento queda registrado en ambos sistemas con un identificador único y con su registro de la transacción, así el equipo contable puede rastrear qué se envió, cuándo y qué se reversó, sin conciliar a mano.
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