Expediente digital del empleado, con certificados laborales automáticos
Nómina360 reúne en un solo expediente la ficha de personal, los contratos, la historia laboral y los documentos de respaldo de cada colaborador, y emite sus certificados laborales de forma automática. Desde el mismo lugar controlas a quienes están en periodo de prueba y registras sus capacitaciones, con descuento al rol de pagos cuando corresponde.
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¿Por qué la información del personal se pierde cuando vive en carpetas y hojas de cálculo?
En muchas empresas ecuatorianas la información de cada colaborador está repartida: la copia de la cédula en una carpeta física, el contrato firmado en un archivador, los datos bancarios en el correo de alguien de Talento Humano y la lista del personal en una hoja de cálculo que se actualiza cuando hay tiempo. Cada vez que se necesita un dato, alguien tiene que buscarlo en tres lugares distintos.
Los pedidos de certificados laborales son el mejor ejemplo. El colaborador lo necesita para el banco, una visa o un crédito, y Talento Humano abre una plantilla en Word, copia el cargo, la fecha de ingreso y el sueldo, lo imprime, lo firma y lo entrega días después. Si el dato que se copió estaba desactualizado, el certificado sale con un error que alguien más va a notar.
Lo mismo pasa con los plazos y los movimientos. El periodo de prueba de un colaborador nuevo termina sin que nadie lo haya revisado, un ascenso o un cambio de sueldo no queda registrado en ningún historial, y la capacitación que la empresa pagó y que debía descontarse en el rol se olvida al cierre del mes. Además, la información personal dispersa en correos y carpetas es difícil de proteger, algo que pesa más desde que rige la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
¿Cómo funciona el expediente del colaborador en Nómina360?
Ingreso
Al contratar, Talento Humano registra la ficha de personal del colaborador, con sus datos personales, bancarios y familiares, y su contrato, que puede ser de cualquier tipo.
Documentos de respaldo
En el expediente digital del colaborador se cargan y conservan los archivos del colaborador, como la copia de su cédula, certificados y otros documentos que respaldan su vinculación con la empresa.
Movimientos y seguimiento
Cada cambio queda en la historia laboral del colaborador; desde el expediente se controla el periodo de prueba y se registran las capacitaciones, con o sin descuento al rol de pagos.
Certificados y consultas
Talento Humano emite los certificados laborales de forma automática y, si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado, el colaborador los descarga por su cuenta.
¿Qué incluye el expediente del colaborador en Nómina360?
El expediente digital del empleado forma parte del módulo Core HR. Usa los mismos datos con los que se calcula la nómina, así que la ficha, el contrato y el rol de pagos de cada colaborador nunca se contradicen ni hay que mantener una base de personal aparte.
Junto al expediente, Core HR incluye también la estructura de la empresa, con departamentos, cargos y organigrama generado automáticamente, y la disciplina, con llamados de atención y multas. Puedes ver todas las áreas del módulo en la página de Core HR y Liquidaciones.
Ficha de personal completa
La ficha de personal guarda los datos personales y bancarios de cada colaborador, y la información de sus familiares, es decir, sus cargas familiares, que se consideran en el cálculo del impuesto a la renta y de las utilidades, entre otros. Es la base que usan el rol de pagos, los archivos bancarios y los reportes, por lo que un dato se corrige una sola vez y queda bien en todo el sistema.
Con los campos personalizados en la ficha de personal y del empleado, cada empresa adapta el expediente a lo que necesita registrar, sin depender de columnas extra en una hoja de cálculo.
Documentos de respaldo en el expediente
Con el «file electrónico» del empleado, Nómina360 permite cargar y conservar los documentos de respaldo de cada colaborador en un solo expediente: copias de la cédula, certificados, títulos, contratos firmados y cualquier otro archivo que la empresa pida al ingresar o durante la relación laboral.
Cuando llega una auditoría o una inspección, los documentos de una persona están en su expediente y no en cajas de archivo.
Contratos de todos los tipos
Core HR registra los contratos de los colaboradores, de todos los tipos, y permite configurar los contratos que usa la empresa. El contrato vigente queda ligado a la ficha y a la historia laboral de la persona, y de él parten cálculos como la liquidación laboral.
Las altas de personal, individuales o masivas, se hacen en el área de contrataciones y liquidaciones, que alimenta el mismo expediente.
Nómina360 genera el documento del contrato a partir de una plantilla de la empresa, listo para imprimir y firmar.
Historia laboral del colaborador
La historia laboral registra todos los movimientos del colaborador en la empresa, desde su ingreso. En lugar de reconstruir su trayectoria con correos y memorandos, Talento Humano la consulta en el sistema o la saca en el reporte de historia laboral.
Es la información que se necesita para responder dudas del propio colaborador, preparar una promoción o revisar el caso antes de una liquidación.
Control del periodo de prueba
Nómina360 lleva el control de los colaboradores que tienen contrato en periodo de prueba, para que Talento Humano sepa quiénes están en esa etapa y revise su caso a tiempo, antes de que el plazo se cumpla sin una decisión.
Además, el sistema avisa por correo a Talento Humano 15 días antes de que termine el periodo de prueba.
Certificados laborales con emisión automática
Los certificados laborales se generan de forma automática con la información que ya está en el expediente, sin redactarlos en Word ni copiar datos a mano. Lo que antes tomaba días se resuelve en minutos y el certificado sale con datos que coinciden con la nómina.
Los formatos que usa el sistema se configuran según la empresa. Si la empresa usa el Portal de Autoservicio o la aplicación móvil, el propio colaborador descarga su certificado laboral cuando lo necesita, sin hacer el pedido a Talento Humano.
El certificado laboral toma de la ficha el cargo, la fecha de ingreso y el sueldo del colaborador, y sale con la firma digitalizada del responsable que la empresa configure.
Capacitaciones con registro y descuento al rol
Core HR registra las capacitaciones de cada colaborador. Cuando la empresa acuerda descontar parte o el total de una capacitación, el descuento se integra al rol de pagos; si no hay descuento, la capacitación queda registrada solo para el historial.
Así la empresa sabe quién se capacitó, en qué y qué capacitaciones se descontaron en el rol, sin una lista paralela.
Autoservicio para el colaborador
Con el Portal de Autoservicio del Empleado, cada colaborador actualiza su información personal y sus datos de contacto, consulta su historial laboral y sus documentos y descarga sus certificados laborales. El portal es un módulo con precio propio, integrado con Core HR, así que lo que el colaborador actualiza llega sincronizado a su expediente.
Seguridad y reportes del personal
El expediente vive en la nube, con acceso controlado, en lugar de carpetas compartidas y copias impresas que cualquiera puede ver.
Con la información en un solo lugar salen reportes como empleados activos e inactivos, empleados ingresados por período, información de familiares y colaboradores nuevos frente a contratos.
En resumen
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Normativa que cubre | Ley Orgánica de Protección de Datos Personales |
| Qué genera | Ficha de personal, documentos de respaldo, historia laboral, certificados laborales automáticos, control del periodo de prueba, registro de capacitaciones y reportes de personal. |
| Se conecta con | Rol de pagos, contrataciones y liquidaciones, préstamos y anticipos, Portal de Autoservicio del Empleado y aplicación móvil. |
| Disponibilidad | Incluido en Core HR |
Lo que dicen nuestros clientes
Preguntas frecuentes sobre expediente digital del empleado
¿Qué incluye el expediente digital de un colaborador en Nómina360?
Incluye la ficha de personal con datos personales y bancarios y la información de los familiares del colaborador (cargas familiares, que se consideran en el cálculo del impuesto a la renta y de las utilidades), los contratos, la historia laboral con todos sus movimientos, los archivos que se cargan al expediente, como copias de la cédula y certificados, las capacitaciones y el control del periodo de prueba. Todo vive en Core HR, junto al cálculo de la nómina, y se adapta con campos personalizados.
¿Cómo se emiten los certificados laborales en Nómina360?
Nómina360 genera los certificados laborales de forma automática con la información del expediente del colaborador, sin redactarlos a mano. Si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado o la aplicación móvil, el colaborador descarga su certificado por su cuenta, a cualquier hora y sin pasar por Talento Humano.
¿Cómo controlo a los colaboradores que están en periodo de prueba?
Core HR identifica a los colaboradores con contrato en periodo de prueba, para que Talento Humano revise cada caso a tiempo. Como el periodo de prueba queda ligado al contrato y a la ficha, no hace falta una lista aparte para seguir a las personas recién contratadas. Además, el sistema avisa por correo a Talento Humano 15 días antes de que termine el periodo de prueba.
¿Se puede descontar una capacitación en el rol de pagos?
Sí. En Nómina360 registras la capacitación del colaborador y, si la empresa acordó descontarla, el descuento se integra al rol de pagos. Si no hay descuento, la capacitación queda registrada solo para su historial.
¿Está protegida la información personal de mis colaboradores?
Sí. Los datos se cifran con el estándar AES-256 y se alojan en la nube de Microsoft Azure, cumpliendo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador. Al tener el expediente en Nómina360, la información deja de circular en correos, carpetas compartidas y copias impresas.
Otras áreas de Core HR
Altas y liquidaciones individuales o masivas.
Saldos, solicitudes y aprobación de vacaciones y permisos.
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