Control de vacaciones de empleados y permisos, dentro de tu sistema de nómina
Nómina360 lleva las vacaciones y los permisos de tus colaboradores en el mismo sistema donde calculas la nómina: registra los días de vacaciones de cada persona, sus permisos de maternidad, paternidad o médicos y las faltas del período. Si así lo configuras, cada solicitud pasa por un aprobador y el colaborador recibe la novedad en su correo.
Actualizado:
¿Por qué las vacaciones y los permisos se vuelven un problema cuando se llevan en Excel?
En muchas empresas ecuatorianas las vacaciones se piden de palabra o por correo, el permiso médico llega en una foto por WhatsApp y el saldo de días vive en una hoja de cálculo que solo actualiza una persona de Talento Humano. Cuando un jefe pregunta cuántos días le quedan a alguien de su equipo, la respuesta depende de que esa hoja esté al día.
El desorden se nota en los momentos importantes: un colaborador asegura que tiene más días de los que figuran en el archivo, dos personas del mismo equipo salen a la vez porque nadie vio el cruce, o un permiso de maternidad no se refleja a tiempo en el rol de pagos. Al momento de una salida, reconstruir cuántas vacaciones gozó la persona en los últimos años obliga a revisar correos, carpetas y versiones viejas del archivo.
Además, la ley pone reglas que un control manual difícilmente sigue. El artículo 69 del Código del Trabajo da a cada trabajador un período anual ininterrumpido de quince días de descanso, incluidos los días no laborables, y quienes llevan más de cinco años con el mismo empleador ganan un día adicional por cada año excedente, hasta quince días adicionales. El artículo 73 pide que el contrato fije el período de vacaciones o, si no lo hace, que el empleador lo comunique con tres meses de anticipación, y el artículo 75 permite que el trabajador acumule sus vacaciones hasta por tres años consecutivos. Llevar todo esto por persona, con su antigüedad y lo que ya gozó, es justo lo que un sistema hace mejor que una hoja de cálculo.
¿Cómo funciona el control de vacaciones y permisos en Nómina360?
Registro o solicitud
Talento Humano registra las vacaciones o el permiso del colaborador en Core HR; si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado o la aplicación móvil de autoservicio, el propio colaborador lo solicita desde ahí.
Aprobación
Si la empresa definió un aprobador para vacaciones o para permisos, por departamento o para toda la empresa, la solicitud espera su visto bueno; por ejemplo, un usuario genera las vacaciones y otro las aprueba.
Registro en la ficha del colaborador
Los días gozados, los permisos y las faltas quedan registrados en Nómina360, sobre los mismos datos que usa el cálculo del rol de pagos, sin copiar información desde otra hoja.
Aviso y seguimiento
El colaborador recibe por correo la novedad de sus vacaciones o de su permiso, y Talento Humano revisa los saldos en los reportes de vacaciones y de vacaciones acumuladas.
¿Qué incluye la gestión de vacaciones y permisos de Nómina360?
El control de vacaciones de empleados y el registro de permisos forman parte del módulo Core HR. Funcionan sobre la misma información del colaborador que usan el rol de pagos y la liquidación laboral, así que no hace falta mantener un archivo aparte ni cuadrar dos fuentes al cerrar el mes. Core HR también liquida (paga) las vacaciones dentro del rol de pagos. Si la empresa prefiere pagarlas por separado, el módulo opcional Liquidación de vacaciones genera esa liquidación aparte del rol de pagos, sin afectarlo.
Control de vacaciones por colaborador
Nómina360 calcula y registra las vacaciones de cada colaborador y lleva el detalle de los días que ya gozó. Talento Humano deja de depender de un archivo personal para saber cuántos días le corresponden a cada persona y cuántos le quedan.
El reporte de vacaciones acumuladas muestra quién tiene días pendientes, una información útil para planificar salidas y evitar que los saldos crezcan sin control.
El sistema suma automáticamente el día adicional de vacaciones por cada año de servicio a partir del sexto año con el mismo empleador.
Al implementar Nómina360, la empresa puede cargar los saldos de vacaciones que cada colaborador trae de años anteriores.
Solicitudes de vacaciones y permisos
Talento Humano registra las vacaciones y los permisos directamente en Core HR. Si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado, los colaboradores solicitan vacaciones, permisos y licencias sin formularios en papel ni correos sueltos. El portal es un módulo con precio propio y está integrado con Core HR, así que la información se mantiene sincronizada.
Con la aplicación móvil de autoservicio para empleados, la solicitud y la aprobación de vacaciones y permisos también se hacen desde el celular.
Al solicitar, el colaborador solo puede elegir hasta los días que tiene disponibles, así la solicitud nunca supera su saldo.
Aprobadores por proceso
Nómina360 permite configurar quién aprueba las vacaciones y quién aprueba los permisos, a nivel de departamento o de empresa, y definir si el proceso requiere aprobación para continuar. Así se separa a quien registra la solicitud de quien la autoriza.
La aprobación es configurable: una empresa pequeña puede trabajar sin aprobador y una empresa con varios departamentos puede asignar uno distinto a cada área.
Permisos de maternidad, paternidad y médicos
Core HR registra los permisos de maternidad y de paternidad, los permisos médicos con subsidio automático y otros tipos de permiso que la empresa configure según sus políticas internas.
Cada permiso queda en el registro del colaborador, junto a sus vacaciones y faltas, para que Talento Humano tenga en un solo lugar todas las ausencias del período.
Motivos de permisos y registro de faltas
Los motivos de permisos y de faltas se configuran en Core HR, de modo que cada empresa use sus propias categorías. El sistema registra las faltas justificadas y las injustificadas, y las faltas injustificadas pueden aplicarse al cálculo de los beneficios sociales.
Así, lo que pasa con la asistencia del colaborador queda documentado en el sistema y no en notas sueltas que alguien debe recordar al cerrar el rol.
Avisos automáticos por correo
Las novedades de vacaciones, permisos y faltas se envían automáticamente al correo electrónico del colaborador, igual que sus roles de pago. La empresa también puede programar notificaciones y recordatorios para vacaciones y permisos.
El colaborador sabe qué se registró a su nombre sin tener que preguntar a Talento Humano, y cada novedad tiene un respaldo enviado.
Reportes de vacaciones
Nómina360 incluye un reporte de vacaciones y otro de vacaciones acumuladas, además del reporte de faltas, para revisar el estado de todo el personal sin cruzar archivos.
Para las salidas de personal, el reporte para el Ministerio del Trabajo sale con el detalle de ingresos y vacaciones de cada liquidación.
Vacaciones en la liquidación y en el pago
Cuando un colaborador sale de la empresa, la liquidación laboral de Nómina360 incluye los componentes legales, entre ellos las vacaciones, a partir de la información que ya está en el sistema.
Mientras la persona sigue trabajando, Core HR liquida (paga) sus vacaciones dentro del rol de pagos. Con el módulo opcional Liquidación de vacaciones, que se contrata aparte, la empresa puede generar la liquidación de vacaciones por separado del rol de pagos, sin afectarlo.
Ausencias del equipo a la vista
Tener las vacaciones, los permisos y las faltas dentro del sistema de nómina permite ver quién estará ausente y por qué motivo, una información que antes vivía repartida en correos y hojas de cálculo. Con esa visión, Talento Humano coordina con cada área para que no coincidan las salidas de un mismo equipo.
En resumen
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Normativa que cubre | Código del Trabajo: vacaciones anuales y días adicionales por antigüedad (art. 69), fijación del período vacacional (art. 73) y acumulación de vacaciones (art. 75). |
| Qué genera | Registro de vacaciones, permisos y faltas por colaborador, reportes de vacaciones y de vacaciones acumuladas, y avisos por correo al colaborador. |
| Se conecta con | Rol de pagos (donde Core HR liquida las vacaciones), liquidaciones laborales, aprobadores por proceso, Portal de Autoservicio del Empleado, aplicación móvil y, de forma opcional, el módulo Liquidación de vacaciones para liquidarlas por separado del rol. |
| Disponibilidad | Incluido en Core HR |
Lo que dicen nuestros clientes
Preguntas frecuentes sobre control de vacaciones de empleados
¿Cómo veo los saldos de vacaciones de todo el personal?
En Nómina360 no hace falta abrir la ficha de cada persona ni consolidar hojas de cálculo. El reporte de vacaciones acumuladas muestra qué colaboradores tienen días pendientes y el reporte de vacaciones resume lo registrado en el período, con la información que ya usa el rol de pagos. Así Talento Humano detecta a tiempo los saldos que crecen y planifica las salidas con cada jefatura.
¿Puedo exigir que alguien apruebe las vacaciones antes de registrarlas?
Sí. En Nómina360 configuras quién aprueba las vacaciones y quién aprueba los permisos, por departamento o para toda la empresa, y decides si el proceso necesita esa aprobación para continuar. Si no lo necesitas, Talento Humano puede registrar las vacaciones directamente.
¿Los colaboradores pueden pedir vacaciones o permisos desde el celular?
Sí, si la empresa usa el Portal de Autoservicio del Empleado o la aplicación móvil de autoservicio, dos módulos que se contratan aparte. Desde ellos, el colaborador solicita vacaciones, permisos y licencias de maternidad o paternidad, y la solicitud llega al aprobador que la empresa haya definido. Sin esos módulos, Talento Humano registra la solicitud directamente en Core HR, donde el control de vacaciones y permisos viene incluido.
¿Nómina360 registra permisos de maternidad, paternidad y médicos?
Sí. Core HR registra los permisos de maternidad y de paternidad, los permisos médicos con subsidio automático y otros permisos que la empresa configure. Cada permiso queda en el registro del colaborador junto a sus vacaciones y faltas, y la novedad se envía a su correo.
¿El pago de las vacaciones está incluido en Core HR?
Sí. Core HR incluye el control de vacaciones y permisos (días, solicitudes, aprobaciones, avisos y reportes) y liquida (paga) las vacaciones dentro del rol de pagos. Si la empresa prefiere pagarlas por separado, el módulo opcional Liquidación de vacaciones, que se contrata aparte, genera la liquidación de vacaciones fuera del rol de pagos, sin afectarlo. Cuando el colaborador sale de la empresa, la liquidación laboral de Core HR ya incluye las vacaciones entre sus componentes legales.
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